תוכנה לניהול פרויקטים – יתרונות

תוכנה לניהול פרויקטים – יתרונות

בין אם יש ברשותך עסק קטן או גדול, אין ספק כי תוכנה לניהול פרויקטים היא כלי אותו חייבים בכל בעסק. בקצרה ניתן לומר, כי תפקידה של התוכנה היא לסייע לבעל העסק ולגורמים השותפים לו, לתמרן בין מספר משימות תוך שמירה על יעילות וסדר.

ישנן מגוון תוכנות ומערכות התומכות בניהול פרויקטים, אך רק תוכנה לניהול פרויקטים המלווה במערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות: Customer Relationship Management), היא כזו המסוגלת לספק קשת של אפשרויות וטכנולוגיות.

תוכנה לניהול פרויקטים- מבוססת web

בין אם מדובר במערכת הנתמכת על ידי CRM ובין אם לאו, אין ספק כי תוכנה לניהול פרויקטים נושאת בחובה מבחר יתרונות חשובים, אשר הופכים אותה לאחת התוכנות המבוקשות בעולם העסקים. כך למשל, חבילות התוכנה כוללות יישומים מבוססי אינטרנט, המאפשרים גישה לתוכנה מכל מקום בעולם ובכל שעה. יתרון זה מרחיב את נגישות התוכנה גם עבור מנהלים ועובדים אשר אינם נמצאים בסביבת האם.

כמו כן, תוכנה לניהול פרויקטים יוצרת שיתוף פעולה בין העובדים העסק, על תפקידיהם השונים, זאת עקב העובדה כי צוות העובדים מהווה חלק מפרויקט גדול אותו הם כולם צריכים להשלים. שיתוף הפעולה בא לידי ביטוי במגוון כלים ושירותים כגון אפשרות לניהול מסמכים (רלוונטי עבור תוכנה לניהול פרויקטים מבוססת CRM), מעקב אחרי לוח זמנים, עדכוני סטאטוס, העברת משימה בין עובד אחד לאחר וכך הלאה.

מעקב אחר משימות

משימות הן הבסיס לניהול כל פרויקט מוצלח, ואכן, כל תוכנה לניהול פרויקטים כוללת בתוכה מרכיב של ניהול ומעקב אחר משימות. אפשרות זו מסייעת למנהל העסק או מנהל הצוות, לשקול את המיומנויות והיכולות של העובדים, ולהקצות להם תפקידים שונים בהתאם לנדרש בפרויקט. המערכת אף מאפשרת איתור קשיים וצרכים של העובדים, ומסייעת למנהלים ללוות את העובדים במצבים כגון אלו.

שמירה על לוח הזמנים

פרויקט מקצועי הוא כזה אשר עומד בזמן ובעלות שהוקצבו לו. תוכנה לניהול פרויקטים מאפשרת למנהלי הפרויקט לקבוע תאריכי התחלה וסיום של הפרויקט כולו, ושל משימות ספציפיות בפרויקט. לוח הזמנים מועבר לרוב לעובדים באמצעות מערך המשימות, כך שנותר להם די זמן להשלים את המוטל עליהם.

כמו כן, התוכנה מאפשרת מעקב אחר התקדמות הפרויקט, אחר העמידה בזמנים, חריגה מתאריכי היעד שהוקצו למשימה וכך הלאה. בעת הצורך, המערכת אף שולחת התראות מכוונות לעובדים על חריגה בזמנים, או על תאריך היעד הקרב. בעת הצורך, התוכנה מאפשרת העברת משימות בין עובדים שונים בחברה.

תקשורת עם לקוחות וספקים

אחד הכלים המעניינים יותר של תוכנה לניהול פרויקטים הוא האפשרות לשתף פעולה באמצעות התוכנה עם לקוחות, ספקים ועובדים. בעלי העסק יכולים לספק לגורמים אלו סיסמא ייחודית באמצעותה הם יכולים לגשת אל קבצי הפרויקט, לספק משוב וביקורת ולבצע עריכה מוקדמת. מעורבות כנה של לקוחות וספקים תביא לשגשוג והצלחה של כל פרויקט, כמו גם שיח פורה בין בעלי העסק ולקוחותיו.