תוכנה לניהול משרד

כל בעל עסק היה שמח לו הייתה ברשותו תוכנה לניהול משרד, כזו המסוגלת לתייק את המסמכים, לשלוח פקסים בלחיצת כפתור, לעדכן את כל העובדים בנוגע לשינוי שעות העבודה, לבצע מעקב אחר חריגה בשעות העובדים, ואולי אפילו להכין קפה. תוכנה לניהול משרד לא רק תקל על העבודה המשרדית, אלא, היא אף תייעל אותה, ותגרום לה להיות מקצועית ומאובטחת יותר.

מהי תוכנה לניהול משרד?

תוכנה לניהול משרד, במילים פשוטות, היא אמצעי טכנולוגי המתאים לאנשים המחפשים אחר דרך יעילה ונוחה לניהול המשרד. ישנן מגוון תוכנות כגון אלו, חלקן יכולות לבצע רק פעולות הנוגעות למשאבי האנוש (כמו חלוקה למשמרות, מעקב אחרי החתמת שעון והנפקת אישורים), חלקן מתעסקות בחלק המשרדי- פיננסי, דהיינו, בניהול חשבונות, מעקב אחר הזמנות והנפקת חשבוניות, וישנן תוכנות המספקות מגוון רחב יותר של שירותים.

תוכנה לניהול משרד כזו, לרוב פועלת בשיתוף פעולה עם מערכות CRM , דהיינו תוכנה לניהול קשרי לקוחות. ל- CRM ניסיון רב שנים בתחום משאבי האנוש, השיווק, משלוח המיילים, ניהול משימות ופרויקטים, ניהול חשבונות וכיוצא בזה. הוותק הרב של             מערכות CRM, מאפשרות להן להפוך כל תוכנה לניהול משרד לאיכותית, מקצועית, יעילה, ובעיקר, מקיפה הרבה יותר.

לשם מה צריך תוכנה לניהול משרד?

מחקרי שוק בינלאומיים מצביעים על כך, שמדי שנה נעשה שימוש משרדי ביותר מ-1 טריליון דפים לצורך הדפסה, משלוח פקסים, יומנים, פרסום וכיוצא בזה. אחד היתרונות הבולטים של תוכנה לניהול משרד הוא, שהיא מאפשרת חיסכון אדיר בשימוש בנייר, זאת על ידי משלוח פקסים והודעות באופן אלקטרוני, שימוש בלוח שנה פנימי אותו ניתן לעדכן או לסנכרן, משלוח דיוור ישיר לצרכי שיווק וכיוצא בזה.

לתוכנה זו ישנם יתרונות נוספים חשובים, כגון:

• מחירה של התוכנה אמנם משתנה מדגם אחד לאחר, אך אין ספק כי פשוט להשיג תוכנה לניהול משרד, במיוחד בעידן זה בו אנחנו יכולים להשוות מפרטים ומחירים באמצעות הרשת.
• רבות מהאפשרויות בתוכנה הינן אינטואיטיביות וקלות להבנה ולשימוש
• התוכנה מאפשרת יצירת תקשורת בין חברי הצוות בעסק
• גם בעלי עסק קטן הפועל מהבית ללא משרד פיזי, יוכלו לעשות שימוש בתוכנה זו
• אבטחת תכנים, מלל ומסמכים ועוד

כמו כן, תוכנה לניהול משרד מאפשרת למנהל העסק להיות עצמאי בכל הנוגע לביצוע פעולות מסוימות. דהיינו, הוא יכול לשלוח פקס או מייל פנימי, מבלי להיעזר במזכירה (בין אם על מנת להקל עליה, ובין אם זה נעשה לצרכים חשאיים ואישיים כלשהם), ויש לו גישה לכלל המסמכים, השירותים וההזמנות הנוגעות לניהול העסק, ובכללם מעקב אחרי כמות השעות של העובדים, פקסים אחרונים שהגיעו, משוב של לקוחות או עובדים על תנאי החברה / ההעסקה וכך הלאה.

יחד עם היתרונות החשובים של התוכנה, חשוב לזכור כי אין היא יכולה להוות תחליף לגורם האנושי, בין אם ארעה תקלה ויש צורך בגורם מקצועי אחר, ובין אם יש צורך בפעולות נוספות כגון: ניהול שיחת טלפון מרגיעה עם לקוחות, הזמנת כרטיס לרכבת, קביעת זמנים של העובדים ועוד.