תוכנה לניהול מסמכים- קריטי להצלחה של העסק שלך
עסקים עשויים לייצר כמות עצומה של נייר, בין אם מדובר בחוזים, הצעות מחיר, מסמכים משפטיים, דוחות כספיים או מסמכים אחרים. על פי מחקרים אחרונים שבוצעו, כמעט 40% מאנשי הצוות בסביבה הארגונית, מבלים את הזמן שלהם בחיפוש ואיתור אחר מסמכים קיימים, ולמעשה, החיפוש הידני הופך לא פעם לפעולת סרק ללא תוצאות.
אחד הפתרונות היעילים להתמודדות עם המסמכים בעסק היא תוכנה לניהול מסמכים. באמצעות תוכנה לניהול מסמכים, המייצרת, בין השאר, מסמכים חדשים, מאחסנת אותם בצורה מסודרת ומייעלת את תהליך האיתור שלהם, ניתן לחסוך לעסק אלפי שקלים מדי חודש.
מהי תוכנה לניהול מסמכים? אילו אפשרויות היא מציעה? אילו מסמכים ניתן לנהל באמצעות התוכנה וכיצד תוכנה זו מייעלת את התפקוד בעסק? על כך ועוד במאמר זה.
מהי תוכנה לניהול מסמכים?
תוכנה לניהול מסמכים, כשמה כן היא, היא תוכנה המיועדת לניהול מסמכי העסק. תוכנה זו כוללת מגוון כלים אפשרויות, שכל ייעודם הוא ייעול תהליכי העבודה עם המסמכים: יצירת מסמכים, מיונם, אבטחה של מסמכים, שיתוף מסמכים, הפצה ועוד. ניתן להשיג תוכנה זו כרכיב נפרד, אך לרוב, נהוג להשתמש בתוכנה כחלק ממערכת CRM מתקדמת, המספקת שירותים נוספים המייעלים את ההתנהלות בעסק.
תוכנה לניהול מסמכים- עולם של אפשרויות
מגוון הטכנולוגיות העשיר של התוכנה, בא לידי ביטוי במספר תחומים עיקריים: אחסון, מיון ואיתור מסמכים קיימים. תוכנה לניהול מסמכים בגרסתה המתקדמת, תוכל לבצע אף מגוון פעולות נוספות כגון: יצירת מסמכים, שינוי מסמכים קיימים, הוספת הערות, שמירה על גרסאות קודמות של המסמך וחזרה אליו בעת הצורך, שליחה של המסמכים באמצעות הדואר האלקטרוני וכך הלאה.
דוגמא לשימושים נפוצים בתוכנה לניהול המסמכים
תוכנה לניהול מסמכים מסייעת למגוון מצבים בארגון או בעסק. להלן מספר דוגמאות:
- לקוח הדורש לראות את פרטי ההסכם עליו חתם. נציג השירות יכול לבצע איתור של המסמך באמצעות מילות חיפוש או תאריך מבוקש, וכך להציג או להדפיס את המסמך ללקוח.
- תוכנה לניהול מסמכים יעילה גם בתחום הנהלת החשבונות, למשל, כאשר יש צורך באיתור חשבונית המפרטת את הוצאותיה של החברה בשנים הקודמות, או יש צורך באיתור קורות חיים של עובד שעזב.
- בעת ספירת מלאי, למשל, יתכנו פערים גדולים בין כמות הפריטים של המוצר, המופיע במערכת הפנימית של החנות, ובין ספירת כמות הפריטים בפועל. נתון זה עשוי להיווצר עקב הקלדה לקויה של הזמנת המוצרים, ועל כן, יש צורך באיתור המסמך המקורי שאורכב באותה התקופה. תוכנה לניהול מסמכים תוכל לאתר את ההזמנה באמצעות מילות חיפוש, שם הספק או תאריך האספקה.
המסמכים אותם מנהלת התוכנה לניהול מסמכים
במאמר זה הצגנו מספר דוגמאות של מסמכים אותם נהוג לאחסן ולשמר, כגון: חוזים עם לקוחות, הזמנת מוצרים, קורות חיים ועוד. המערכת אף עוסקת בניהול מסמכים נוספים ובכללם: דו"חות כספיים חודשיים, נהלי בטיחות בעבודה, מפרטי מוצרים, פרוטוקולים של פגישות עסקיות וכיוצא בזה.
כל הזכויות שמורות crm-software.co.il © 2011