תוכנה לניהול חשבונות

תוכנה לניהול חשבונות

ברוב עסקים, קיימת הפרדה של ממש בין מחלקת הנהלת החשבונות ומחלקות שירות הלקוחות או המכירות. כיום, באמצעות כלי כמו ניהול קשרי לקוחות, הידוע גם בשם מערכות CRM , ניתן לשלב תוכנה לניהול חשבונות עם יתרונות נוספים של המערכת.

ניתן לומר כי גם תוכנה לניהול חשבונות וגם כל תוכנה העוסקת בשירות הלקוח, הינן מערכות שונות במהותן, אך הן שתיהן עוסקות בצדדים שונים ביחסים עם אותו לקוח. תוכנת השירות עוסקת בניהול הלקוחות הקיימים והחדשים, זיהוי המאפיינים שלהם, ומתן מענה לצרכים שלהם, ולעומת זאת, התוכנה לניהול חשבונות עוסקת, בין השאר, בתחום הפיננסי של הלקוח, הכולל: מתן אשראי, הסדרי תשלומים, גביית חובות וכיוצא בזה.

מהי, בעצם, תוכנה לניהול חשבונות?

ישנן מגוון תוכנות העוסקות בניהול הפן הפיננסי של כל עסק, ניתן אפילו, באופן עקרוני להשתמש בגיליונות אקסל בתור תוכנה לניהול חשבונות. מטרתה של תוכנה זו היא ליצור סדר והיגיון במרכיבים הפיננסיים של כל חברה/ עסק, וכן, להתנהל באופן חוקי ומשפטי מול גורמי חוץ שונים כמו המע"מ ומס הכנסה.

בין הנושאים בהם עוסקת תוכנה לניהול חשבונות:

• מעקב אחר הפן הפיננסי של הזמנות ומוצרים המגיעים לעסק
• ניהול הכנסות והוצאות שוטפות של העסק
• סיכום ביצועי מכירות של כל נציג
• חישוב שעות ומשכורות לעובדים
• גביית תשלומים וחיובים שוטפים מהלקוח
• קביעת דירוגי אשראי ועוד

לשם מה יש צורך בתוכנה לניהול חשבונות?

ביטחון כלכלי בעסק לפעמים יכול להיות ההבדל בין כישלון העסק והצלחתו. תוכנה לניהול חשבונות יכולה לתת לבעל העסק תמונה ברורה לגבי המצב הפיננסי בכל עת: היכן הכסף נמצא, לאן הוא הולך, היכן ישנן יותר הוצאות, מהם מקורות ההכנסה המשמעותיים יותר לעסק וכך הלאה. באמצעות תוכנה לניהול חשבונות ניתן להנפיק דוחות וגרפים המתארים מצבים אלו ואחרים, וניתן לבצע מגוון פעולות נוספות המייעלות את הפעילות של העסק:

• תשלום חשבונות באינטרנט
• העברת חלק מדוחות מס הכנסה ומע"מ באמצעות אתרים ייעודיים הרשת
• ניהול והשקעה בקרנות נאמנות ומניות
• הנפקת חשבוניות וקבלות וכך הלאה

תוכנה לניהול חשבונות משולבת CRM- יתרונות

תוכנה לניהול חשבונות כחלק ממערכות CRM הינה אפשרות ייחודית בעולם העסקים. שילוב בין השתיים, מספק מגוון כלים שייעלו את התנהלות העסק. לדוגמא, באמצעות דירוג האשראי המסתמך על נתוני התוכנה לניהול חשבונות, ניתן למקד את המכירות כך שיתאימו לקהלי יעד מסוימים. פעולה זו תגדיל את המכירות ובמקביל, תפחית ביטולים ועלויות גבייה.

כיצד לבחור תוכנה לניהול חשבונות?

כל תוכנה לניהול חשבונות מספקת מגוון אפשרויות למשתמש, ובכל זאת, ישנן כאלו המציעות אפילו יותר. על מנת להכריע באיזו תוכנה כדאי לבחור, להלן מספר קריטריונים אשר מומלץ לתת עליהם את הדעת:

 פשטות: ככל שהתוכנה אינטואיטיבית יותר, כך קל יותר להשתמש ה

דיווח: תוכנה טובה היא כזו המסוגלת לספק דיווח על ההיקפים של ההוצאות, ההכנסות ושל נתונים פיננסים אחרים

שירות: מומלץ לחפש אחר תוכנה המגובה על ידי שירות לקוחות בזמינות מקסימאלית

כמו כן, יש להתייחס לעניין האבטחה: נתונים מסוימים, לא כדאי שיגיעו לידיהם של מתחרים, לקוחות או ספקים, ועל כן, חשוב לבחור תוכנה לניהול חשבונות בעלת רמת אבטחה גבוהה ומתוכננת היטב.