ניהול פרויקטים כחלק מ- CRM
למרות שמערכות CRM וניהול פרויקטים הינן לעיתים קרובות יישומים שונים, כיום ניתן למצוא יותר ויותר תוכנות CRM המשלבות אפשרויות אלו בחבילה אחת, דהיינו- משלבות את תחום ניהול קשרי הלקוחות (CRM) עם תחום ניהול הפרויקטים.
השילוב בין CRM וניהול פרויקטים, מאפשר למנהלי כל ארגון או עסק לעקוב אחר פרויקטים הקשורים לבסיס הלקוחות שלהם. באמצעות המערכת, ניתן בין השאר לבחון את התקדמות הפרויקט ולחשב כמה פרויקטים הסתיימו בהצלחה. מערכת CRM אף מאפשרת שיוך של פרויקטים לאנשי קשר מסוימים, ומאפשרת למשתמשים לתכנן את התנהלות הפרויקט בהתאם לצרכים שלהם.
ניהול פרויקטים הוא מונח העוסק בתכנון, ארגון וניהול של משימות מסוימות, שייעודן השגת מטרה הנקבעת מראש. לפרויקטים יש הגבלה המוגדרת על ידי תאריכי התחלה וסוף, או על ידי תקציב ומשאבים אחרים. המטרה הנפוצה של ניהול פרויקטים היא הגדלת רווחי החברה, או ייעול התפוקה והפעילות של העובדים בה. על מנת להשיג מטרות אלו, יש צורך בפיתוח אסטרטגיות ומיומנויות שונות, אשר את חלקן מלווות באופן הטוב ביותר מערכות CRM.
ניהול פרויקטים כחלק מ- CRM
כאמור, מערכות CRM לוקחות חלק חשוב בתהליכי ניהול פרויקטים. שילוב זה בא לידי ביטוי במספר דרכים עיקריות, ובכללן: תכנון הפרויקט, מעקב אחר התקדמות הפרויקט, זיהוי קשיים וגורמים מעכבים, הפניית הפרויקט לאנשי הקשר המטפלים, הקצאת תקציבים, הגדרת משימות, מדידת רווחיות הפרויקט ועוד.
תוכנה לניהול פרויקטים כחלק מ CRM
באמצעות מערכת CRM עומדים בזמנים
אחד הנושאים החשובים בביצוע פרויקטים, הוא ביצוע של הפרויקט בגבולות זמן מוגדרים ומתוכננים מראש. חריגה מזמנים אלו, עשויה לפגוע בפרויקט כולו ולפעמים אף בלקוח שיכול להיות מושפע מפרויקט זה. על מנת לעקוב אחר זמני ביצוע הפרויקט, למערכת CRM מגוון פתרונות:
- הערכה של משך הזמן לביצוע פעילויות שונות
- ניהול יומן משימות העוקב אחר תחילת ביצוע המשימה ואחר חריגה מהזמן שהוקצב לה
- שליחת התראה בעת חריגה בזמנים, באמצעות מיילים למנהלי הצוות/ הארגון
- החזרת המשימה לעובד במקרה של עיכוב בזמן
- הפקת דו"חות וגרפים הנוגעים להתקדמות הפרויקט ועוד.
מעקב אחר התקדמות הפרויקט באמצעות מערכת CRM
ניטור ומעקב אחר ביצוע הפרויקטים, מאפשרים זיהוי של בעיות פוטנציאליות מבעוד מועד, ותכנון פעולה מתקנת שתאפשר שליטה חוזרת על התקדמות הפרויקט. המעקב אף מאפשר איתור סטיות שונות כגון: עיכוב בביצוע הפרויקט, אי העברת משימות בין גורמים רלוונטיים, חריגה מהתקציב שהוגדר מראש וכן הלאה. באמצעות מערכת CRM, ניתן לקבל התראות על חריגות כגון אלו, וניתן אף להנפיק דו"חות או להגיב באופן ישיר לגורמים האחראיים על ביצוע משימות הפרויקט.
מערכות CRM אף שותפות לתהליך ביצוע הפרויקטים בדרכים נוספות, כגון: הזמנת עובדים להצטרפות לפרויקטים חדשים, הגדרת מודלים לחיוב (על פי שעה, ביצוע משימות), הנפקת דו"חות, תיקון אוטומטי של שגיאות, וכן הקצאת משאבים. אחד הכלים הנוספים בהם מלווה מערכת CRM את ניהול הפרויקטים הוא שליחת מסמכים ומסרים בזמן אמת, זאת על מנת ליידע את כל הגורמים בהתקדמות של יעדי הפרויקט.
כל הזכויות שמורות crm-software.co.il © 2011