ניהול מסמכים כחלק מ CRM
ניהול מסמכים כחלק מ CRM הפך לשם דבר בעולם ניהול קשר הלקוחות. השילוב בין היתרונות הגדולים של המערכת לניהול מסמכים, יחד עם הפן השיווקי והשירותי של מערכת ה-CRM, הביא ליצירת מגוון אפשרויות עבודה חדשות, המייעלות את התפקוד של העסק, וחוסכות לבעליו משאבים חשובים של זמן וכסף.
ניהול מסמכים כחלק מ CRM- מה זה אומר?
במילים פשוטות, תהליכי ניהול מסמכים כחלק מ CRM הינם שורה של כלים ופתרונות, באמצעותם ניתן הן לנהל את המסמכים של העסק, והן להשתמש במסמכים אלו על מנת לתת שירות טוב יותר ללקוח. מערכת זו מאפשרת ניהול של מגוון מסמכים, הקשורים בד בבד עם ההתנהלות השוטפת של העסק.
מבט על סוגי המסמכים השונים, יעזור בהבנת הקשר של ניהול מסמכים כחלק מ CRM עם קצב זרימת העבודה בעסק:
ניהול מסמכים כחלק מ CRM כרוך באחסון, איתור ומעקב אחר מסמכים אלו ואחרים, אשר הייחוד שלהם נובע מכך, שיש להם נגיעה למספר אנשי צוות בארגון. כך, שעל אותו מסמך יכול לחתום המנהל, המזכירה תארכב אותו, נציג המכירות יעיין בו, ונציג השירות ישלח אותו ללקוח.
יתרונותיו של ניהול מסמכים כחלק מ CRM
מערכת ניהול מסמכים בפרט, ומערכת ניהול מסמכים כחלק מ CRM בכלל, אוחזות ביתרונות חשובים הקשורים בהתנהלות השוטפת של העסק. בין יתרונות אלו:
- שיפור השירות ללקוח: מתן מענה מיידי לפנייה הנוגעת למסמכים המאוחסנים בעסק, כמו במקרה של בירור חוזים
- שיתוף פעולה בין הגורמים השונים בארגון, על ידי נגישות כלל הגורמים (או גורמים מורשים) אל אותן תכתובות
- אבטחה וסודיות: ניהול מסמכים כחלק מ CRM מאפשר חשיפה של מסמכים מסוימים רק בהתאם להרשאות המערכת, זאת על פי חוקים שנקבעו מראש ומסדירים את רמת הפרטיות של המסמכים
- תיקון טעויות ואי דיוקים: תהליכי ניהול מסמכים כחלק מ CRM מאפשרים טיפול זהיר בנתוני העסק, זאת כיוון ובעת של צורך, ניתן יהיה לחשוף את המסמכים ולאתר מצבים של אי דיוק במידע
כמו כן, המערכת מאפשרת אחסון של נתונים ומסמכים, אשר בעבר היו מתויקים באופן שאינו בטוח, כך שהיו יכולים ליפול לידיהם של המתחרים, ללכת לאיבוד או להינזק עקב תקלה כזו או אחרת (שריפה, נזילת מים ומזיקים טבעיים אחרים). אחסון המסמכים נעשה באופן ממוחשב, וקיים גיבוי חיצוני לכלל המסמכים המונע פגיעה, חשיפה או אבדן שלהם.
כל הזכויות שמורות crm-software.co.il © 2011