איך בוחרים מערכת ניהול מסמכים

איך בוחרים מערכת ניהול מסמכים?

מערכת ניהול מסמכים הינה קריטית להצלחה של העסק שלכם, בין אם אתם עובדים באמצעות תמונות, אודיו, קבצי PDF או מסמכים אלקטרוניים. באופן כללי, ניתן לומר כי תפקידה של מערכת זו הוא לעקוב ולנהל את המסמכים של העסק, זאת כדי להבין ולתכנן מהלכי עבודה שונים. השוק מציע מגוון מערכות לניהול מסמכים, כאשר הבחירה במערכת המתאימה לעסק, קריטית להצלחתו.

איך בוחרים מערכת ניהול מסמכים שתהייה אידיאלית עבור העסק שלכם? על כך במאמר זה.

מערכת ניהול מסמכים שתתאים לעסק שלכם

מערכת ניהול מסמכים נושאת בחובה מגוון גדול של יתרונות, הנובעים מתכונות המערכת והאפשרויות הטמונות בה. על מנת לבחור מערכת ניהול מסמכים מתאימה, יש בראש ובראשונה להכיר את הכלים העיקריים שהיא מציעה:

• אחסון מסמכים: אחת הפעולות הבסיסיות אותן מבצעת מערכת ניהול מסמכים היא אחסון של כלל המסמכים בעסק. האחסון מתבצע לאחר סריקה של המסמכים או שליחתם במייל/ בפקס. ישנן מערכות המאפשרות חתימה אלקטרונית על גבי מסמך מקוון, אשר גם אותו מאחסנת המערכת.

• הצגת מסמכים: זוהי פעולה פשוטה בה עוסקת המערכת, והיא פתיחה והצגה של מסמכים מסוגים שונים, כגון PDF, Word, Power-point,, Excel ואף קבצי תמונות TIF, GIF, JPG ודומיהם. את המסמכים ניתן להציג בתוכנות שונות בהן תומכת המערכת, וכן, ניתן לשלוח אותם לדואר האלקטרוני או למכשיר הפקס הרצוי.

• איתור מסמכים: באמצעות מערכת ניהול מסמכים ניתן לחפש אחר מסמך מסוים תוך הקלדת מילות מפתח, תאריכי אחסון המסמך, שם לקוח וכדומה. אפשרות זו מייעלת את ההתנהלות פנים מול פנים עם הלקוחות, ומקצרת את זמן ההמתנה.

• אבטחת מידע: דליפה של מידע חסוי אודות לקוחות העסק, אודות הספקים וכדומה, עשויה לגרור תביעות פיצויים שכן העסק מחויב לשמור אל חיסיון מידע זה. ניתן למנוע זאת על ידי מערכת ניהול מסמכים טובה, המונעת גישה שאינה מורשית למסמכים הסודיים של העסק, ומתעדת כל שימוש במסמך כך שניתן יהיה לעקוב אחר הפעולות הקשורות אליו.
• רצוי שמערכת ניהול המסמכים תהיה חלק ממערכת אינטגרלית כגון מערכת CRM
  

אילו דברים יש לבדוק לפני בחירת המערכת לניהול מסמכים?

לפני בחירת מערכת ניהול מסמכים, יש לברר מספר פרטים חשובים אודותיה. כמו כן, יש לבצע תיאום ציפיות בין הגורמים השונים בעסק, על מנת לבחון באילו סוגי מסמכים נעשה שימוש בעסק, ואילו כלים וטכנולוגיות נדרשים על מנת להניע את תהליכי ניהול המסמכים.

לפני בחירת המערכת, מומלץ לברר את הפרטים הבאים: באילו קבצים תומכת המערכת? האם ניתן לשתף את הקבצים בין נותני השירות השונים? כיצד ניתן לארכב את המסמכים במערכת? האם המערכת כוללת גיבוי למסמכים בעיתות חירום? האם ניתן לגשת אל המסמכים מכל מקום (המשרד או מחוצה לו)? האם ניתן להמיר את הקבצים לסוג אחר? כיצד ניתן לשלוח את המסמכים? וכך הלאה.

כמו כן, מערכת ניהול מסמכים איכותית, היא כזו המגובה על ידי אנשי צוות מקצועיים, ולכן, כדאי לברר האם ניתנת תמיכה להתנהלות המערכת, והאם קיים שירות לקוחות זמין הנותן מענה לכל פנייה בנושא תקלות או שגיאות בתפעולה.